Viszlát papír naptár, hello YCLIENTS naptár!

Ahogy egy kisboltnak a leltárfüzet, a szépségiparban dolgozó szakemberek számára a vállalkozásuk lelke a naptár. Mindent oda jegyeznek fel: a vendégeik adatait, életeseményeiket, születésnapokat, esti programokat, évfordulókat. És ami a legfontosabb, vendégeik időpontfoglalásait.

Drobcsák Miron, @mirondrobcsak a YCLIENTS Hungary marketing és értékesítés csapat vezetője, szépségszalon tulajdonos

Ha egy bolt nem vezetne leltárt, nem tudná, melyik termékből mennyi áll a polcokon. Fogalma sem lenne, mennyi árut kell rendelnie. Ezt a leltárt a mai napig sokan egy egyszerű négyzetrácsos füzetben vezetik. (Ez ugyanolyan, mint a szépségszalonnál a saját, papír alapú naptár.)

Ugyanakkor egyre többen vannak, akik úgy döntenek, haladnak a korral és megadják magukat a digitalizációnak. Rájöttek ugyanis arra, hogy az új módszer, azaz a vonalkódos leltározás megkönnyíti a munkát (le is rövidíti egyúttal). Segítségével átláthatóbb a működés és rengeteg idő takarítható meg. Hiszen mindössze néhány kattintással megtudhatják, melyik termékből kell rendelni és melyikből van még készleten.

Szépségiparban: papír alapú naptár

A szépségiparban ugyanakkor ez a digitális fejlődés sokkal lassabb: még mindig inkább a papír alapú naptár vezetése a jellemző a szakembereknél. Ők ugyanis ezen a régi, jól bevált módon kezelik az időpontokat, osztják be a munkaidőket, jegyzik fel mikor milyen vendég érkezik, milyen szolgáltatást venne igénybe. Esetleg azt is, mennyit fizetett távozáskor.

Papír alapú naptár: lemondani a jól bevált módszerről?

Ha jobban belegondolunk, ez a módszer tényleg tökéletes. Hiszen kényelmes és egyszerű, mert csak egy toll és egy papír (naptár) kell hozzá. És így viszont már érthető, hogy nehéz lemondani erről, azaz örökre megszabadulni a régi, jól bevált papír naptártól. Főleg akkor, ha nem látjuk az újdonság, azaz a digitális naptár előnyét vagy tartunk picit az átállástól, mert nem tudjuk, hogyan fog zajlani.

Korábbi rendszerek

De ugorjunk egy kicsit vissza az időben. Korábban már léteztek a piacon online időpontfoglaló rendszerek, illetve digitális, számítógépes naptárrendszerek, amiket csak nagy cégek, több fős szalonok engedhettek meg maguknak.

Több mint egy digitális naptár

A korábban, mások által fejlesztett szoftverek általában csak a naptárt digitalizálták, ezért a telefonos és szalonba beeső időpontfoglalásokat nehéz volt kezelni, hiszen nem mindenki jelentkezett be online. Innen jött az ötlet, hogy olyan digitális naptárra van szükség, ami ugyanolyan előnyökkel bír, mint a papír alapú, ugyanakkor sokkal többet tud annál: kezeli az online bejelentkezéseket, vezeti a vendégkartonokat, értesítéseket és emlékeztetőket lehet küldeni vele, sőt még számos más funkcióval is bír.

Felhő alapú naptár

A digitális naptár előnyei

A papír alapú naptárad van? Akkor biztosan mindig beírod a pontos időponthoz a vendég nevét és azt, hogy milyen szolgáltatást szeretne. Ha valami közbejön és módosítani kell az időpontját, akkor neked is macerás kikeresni a telefonszámát, amit külön vezetsz valahol egészen máshol vagy a telefonodban. Ha elhagyjuk a naptárat, akkor pedig vége. Odaveszett minden.

Vendégkartont is vezet

Hogy mik lennének az online időpontfoglalás előnyei? Mutatjuk:

• vendéged akkor is tud időpontot foglalni, amikor a telefont éppen nem tudod felvenni (vagy a recepciós nem tudja) vagy a vonal foglalt
• a nap bármely szakában tudnak időpontot foglalni
• hívások nélkül módosíthatják vagy lemondhatják időpontjukat
• SMS-emlékeztetőt kapnak közelgő időpontjukról
• elkerülhető a hosszas telefonos egyeztetés
• nyugodtan és kényelmesen eldönthetik, melyik időpontot választják, semmi és senki nem sürgeti őket
• bármikor időpontot foglalhatnak, még akkor is, amikor telefonálni nem lenne alkalmas
• nem befolyásolja őket senki telefonon
• kedvenc szakemberük minden szabad időpontját átlátják és ismerik, így könnyebb dönteni

Vizuálisan átláthatóbb naptár

Digitális naptárnál sokkal jobban átláthatjuk a napunkat és így a hetünket is: a rendszer különböző színekkel jelöli, amikor foglaltak vagyunk és vizuálisan jól elkülöníti, amikor szabadok. Így sokkal hatékonyabban tudjuk beosztani az időnket.

Sokkal több csatornáról érkezik vendég

A papír alapú naptárnál a szalonba beeső, a telefonos vagy a messenger üzenetben érkező bejelentkezéseket manuálisan kell rögzíteni, leegyeztetni, fixálni. Legyen az akár reggel, vagy éppen munka közben, munkaidő után, este vagy hétvégén. Ez rengeteg időt és energiát vesz igénybe.

A digitális naptárba ezzel ellentétben online csatornákról (weboldal, Facebook, Instagram) is érkezik időpontfoglalás, ráadásul mindez anélkül, hogy nekünk foglalkozni kellene vele. Így növelhetjük a lehetőségét annak, hogy szabad időpontjainkat befoglalják azok, akik böngészés közben megtalálják oldalunkat, hirdetésünkre rátalálnak Facebook-on vagy egy megjelölésnek köszönhetően belefutnak munkáinkba Instagram oldalunkon.

Online bejelentkező modul

A YCLIENTS online bejelentkező modulja beilleszthető bármely weboldalba, ezáltal a nap 24 órájában tudunk időpontfoglalásokat fogadni, legyen szó weboldalról vagy közösségi oldalakról.

Az online időpontfoglalás widget (modul) könnyen elhelyezhető és bármely weboldal arculatához alakítható. Ezáltal minden felületen jelen lehetünk és így 3 helyett legalább 8 csatornán tudjuk fogadni a bejelentkezőket. Ezáltal tripla annyi lehetőségünk lesz arra, hogy vendéget szerezzünk.

Könnyedén áthelyezhető az időpont

Az online lemondás és áthelyezés előnye, hogy a vendéget megtaníthatjuk arra, hogy áthelyezze időpontját, ahelyett, hogy lemondaná. Így, hogy látja a többi szabad időpontunkat, esélyesebb, hogy nem végleg törli – és így elvesztettük –, hanem csupán keres egy másikat, ami neki megfelel. Ráadásul megszokja, hogy ha közbejön neki valami, azonnal módosíthatja időpontját. Ezáltal felszabadítva azt egy másik vendég számára.

Vendégek kategorizálása

A rendszerben megnézhetjük a látogatási előzményeket és kategorizálhatjuk a vendégeinket az alapján például, milyen gyakran járnak hozzánk, milyen szolgáltatásokat vesznek igénybe. Átláthatjuk VIP vendégeinket, törzsvendégeinket és azokat is, akik régóta nem jártak nálunk. (Utóbbiakat egy kihagyhatatlan ajánlattal megpróbálhatjuk visszacsábítani.)

Összefoglalva tehát, csak néhány funkció, amelyet nyersz a digitális naptárra történő átállással:

• online időpontfoglalás
• digitális naptár
• vendégkönyv és gyors keresés
• raktár- és pénzügyi elemzések
• elemzések és statisztikák
• törzsvásárlói program
• naptár applikáció a vendég számára

Ha rászántad magad, hogy átváltasz digitális naptárra, három egyszerű lépésben megteheted:

Vedd elő az árlistád! Töltsd fel a szolgáltatásokat, időtartamokkal és árakkal. Ha a papír alapú naptáradban tudod, egy vendégnek az általa választott szolgáltatásra mennyi időt szánj, akkor itt sem lesz nehéz dolgod. Ha több szakembered van, akkor a szolgáltatáshoz a szakembert is hozzá kell rendelned. Vedd elő a vendégadatbázisod! Ahhoz, hogy létrehozd digitális vendégadatbázisod, elő kell keresned vendégeid telefonszámait és beírni őket egyesével. Persze, csak azokat, akiknek megvan a GDPR-nyilatkozata. Kezdd el feltölteni naptárad! A már leegyeztetett időpontjaid kezdd el felvinni digitális naptáradba. Ezt mindenképp azelőtt tedd meg, hogy az online bejelentkező modult kitennéd weboldaladra vagy közösségi felületeidre. Nehogy duplán foglaljon bárki is. Hidd el, a vendégek hamar rákapnak erre a lehetőségre, hiszen így azonnal időponthoz jutnak. (Több száz olyan esetről tudunk, hogy az online időpontfoglalás lehetőségének biztosítása után a vendégek 60-70%-a teljesen áttért erre a bejelentkezési formára, így már nem csörög a telefon napközben.)

Segítünk!

Ha elkészültél, akkor már nincs más dolgod, mint kihelyezni weboldaladra, Facebook- és Instagram oldaladra online időpontfoglalód linkjét. Ha nem boldogulsz, ne aggódj, a YCLIENTS szakértői segítenek neked, ahogy eddig több mint 21 000 szakembernek tették. Ehhez mindössze regisztrálnod kell és máris felhívnak Téged, hogy lépésről lépésre beállíthassák neked. Jó munkát és sok vendéget kívánunk!

Részletes konzultációt az YCLIENTS platform lehetőségeiről elektronikus úton kaphatsz a support@yclients.com e-mail címen vagy az alábbi telefonszámon: 06 1 700-8108

Nem szeretnél lemaradni a legfrissebb tartalmainkról? Akkor kövesd viberen a YCLIENTS Community-t, ahol hasznos tippekkel, tanácsokkal találkozhatsz, heti rendszerességgel.

Ha tetszett a cikk és úgy gondolod, hogy ezt valamelyik barátodnak vagy kollégádnak is látnia kellene, akkor megköszönjük, ha megosztod vele. ??